Hvad er kravene i den nye bogføringslov?
Den 19. maj 2022 blev den nye bogføringslov vedtaget (L163a).
Vi vil i dette nyhedsbrev omtale de væsentligste ændringer, som får betydning for virksomhedernes bogholderi.
Bemærk at nyhedsbrevet er lavet ud fra vores forståelse af loven, og der kan komme vejledninger efterfølgende, som ændrer indholdet.
1 Overordnet om ændringerne
Et af de centrale elementer i den nye bogføringslov er, at der bliver stillet krav om anvendelse af digitale bogføringssystemer. Vi kan berolige med, at dette først gælder fra 1. januar 2024 for selskaber og først formentlig fra 1. januar 2026 for personlige virksomheder. Men mere om det længere nede i nyhedsbrevet.
2 Hvem er omfattet af ændringerne?
Den nye lov omfatter de samme virksomheder som den nuværende bogføringslov, dvs. at alle erhvervsdrivende virksomheder er omfattet af de grundlæggende krav om bogføring m.v. uanset størrelse og juridisk form. De nye krav om digital bogføring og opbevaring gælder som udgangspunkt alle, der har pligt til at aflægge årsrapport efter Årsregnskabsloven, det vil sige erhvervsdrivende virksomheder etableret i Danmark, herunder. aktie- og anpartsselskaber, partnerselskaber, erhvervsdrivende fonde, A.m.b.A.er, interessentskaber, K/S’er og enkeltmandsvirksomheder.
Virksomheder omfattet af Årsregnskabslovens regnskabsklasse A, som har en omsætning i to på hinanden følgende år under 300.000 kr. pr år er omfattet af loven, men er fritaget for kravet om digital opbevaring, digitalt bogføringssystem og systembeskrivelse. Det samme er virksomheder, der som betingelse for at modtage tilskud fra den danske stat eller EU skal afgive regnskabsmæssige oplysninger.
Bemærk at loven kun gælder erhvervsmæssige virksomheder, dvs. ikke eksempelvis sportsforeninger.
3 Nye grundlæggende krav – gældende fra 1. juli 2022
De nye grundlæggende krav til bogføringen gælder allerede fra den 1. juli 2022. De nuværende regler gælder fortsat, så nedenfor omtaler vi kun de nye regler:
Dokumentation for oplysninger i eventuel ledelsesberetning og noter bliver omfattet af definitionen på regnskabsmateriale. Det har blandt andet betydning for opbevaringspligten på 5 år, hvordan materiale skal opbevares etc. ift. den nuværende bogføringslov.
Beskrivelsen af bogføringssystemer (systembeskrivelse) skal nu indeholde:
- virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,
- virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis, og
- hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for ovennævnte procedurer.
Tidligere var der krav om en systembeskrivelse, men da en meget stor andel af bogføringspligtige virksomheder anvender standardsystemer til bogføring, er det ikke længere nødvendigt med en detaljeret systembeskrivelse.
Hvis regnskabsmateriale opbevares i et digitalt bogføringssystem, er der ikke krav om, at beskrivelsen skal omfatte dette.
Virksomheden skal foretage afstemninger der sikrer, at der foreligger et korrekt grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter samt års- og delårsrapporter. Dette skal være foretaget senest ved udløbet af fristen for indberetning/angivelse jf. ovenfor. Tidligere skulle regnskabsmateriale opbevares i Danmark/Norden, medmindre der var indhentet tilladelse til opbevaring i andre lande. Fremover er der ikke krav til opbevaring et bestemt geografisk sted.
4 Hvad skal opbevares digital?
Det er registreringer og transaktioner, herunder bilag, der skal opbevares digital. Det vil sige, at følgende dokumenter er der IKKE krav om bliver opbevaret digitalt:
- Beskrivelse af virksomhedens bogføringssystemer
- Oplysninger som er relevant for kontrolsporet, ex. arbejdspapirer og afstemninger
- Dokumentation for oplysninger i ledelsesberetning og noter (som nu er bliver omfattet af bogføringsloven)
- Årsregnskaber og øvrige regnskaber
- Revisionsprotokol eller anden tilsvarende rapportering, ex. ledelsesbreve.
Der skal tages sikkerhedskopi af de digital opbevarede bilag, og denne sikkerhedskopiering skal foretages løbende og opbevares på betryggende vis. Hvis data opbevares internt på virksomhedens server, så skal sikkerhedskopien opbevares udenfor virksomheden hos en udbyder eller hos en tredjepart.
Det er usikkert om kravene til digital opbevaring kun gælder regnskabsmateriale efter 1. januar 2024 eller også historiske bilag, men dette bliver formentlig afklaret senere ved den endelige vedtagelse.
5 Digitale bogføringssystemer
Udover der indføres krav om at anvende digitale bogføringssystemer, så kommer der nu også udtrykkelige og detaljerede krav til disse systemer.
Virksomheder kan vælge at anvende et af Erhvervsstyrelsen godkendt digitalt bogføringssystem (standardsystemer) eller selv leve op til kravene ved eget digitalt bogføringssystem.
Bemærk at kravet til at anvende digitale bogføringssystemer først gælder fra 1. januar 2024 ved brug af standardsystemer.
Vælger virksomheden at anvende eget digitalt bogføringssystem, så gælder kravene fra 1. juli 2024. For udbydere af bogføringssystemer gælder andre tidsfrister, som vi ikke omtaler her.
Erhvervsstyrelsen vil senere fastsætte nærmere regler om kravene til digitale bogføringssystemer, men p.t. forventer vi, at systemet skal opfylde følgende krav:
- Understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og i bilag i fem år
- Opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag
- Understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt med mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.
Det sidste krav om standardkontoplan betyder, at systemet skal kunne håndtere det, men der er ikke krav om, at den faktisk benyttes. Måske bliver det et krav senere, men det anerkendes i lovforslaget, at for eksempel for de store virksomheder, vil et sådan krav ikke være hensigtsmæssigt.
Udbydere af digitale bogføringssystemer skal have deres system godkendt af Erhvervsstyrelsen, hvorefter bogføringssystemet registreres i en offentlig tilgængelig fortegnelse.
6 Skærpet kontrol af overholdelse af bogføringsloven
Fremover vil Erhvervsstyrelsen gennemføre kontrol af, at virksomheder overholder bogføringsloven. Kontrollen vil udtrykkeligt omfatte virksomheder, der endnu ikke har aflagt den første årsrapport (dvs. nystiftede virksomheder) samt virksomheder, som har fravalgt revision eller udvidet gennemgang.
Sidstnævnte skyldes, at i disse virksomheder er der ikke en statsautoriseret eller registreret revisor, som har kontrolleret overholdelsen.
For at Erhvervsstyrelsen kan begynde på en kontrolsag skal Styrelsen vurdere, at der er øget risiko for, at virksomheden har overtrådt bogføringsloven. Vi vil ikke omtale dette nærmere, men hvis Styrelsen ikke modtager de ønskede oplysninger, så kan virksomheden sendes til tvangsopløsning eller Styrelsen kan kræve en erklæring fra en statsautoriseret eller registreret revisor om overholdelse af bogføringsloven.
Udover bogføringskontrollen bliver der også markant højere bødeniveauer på mellem 10.000 og 1.500.000 kr! Dette skyldes at der har været konkursboer, hvor bogføringen ofte ”er blevet væk”.
Nedenstående oversigt er fra lovbemærkningerne:
| Virksomhed med en nettoomsætning under 10 mio. kr. | Virksomhed med en nettoomsætning mellem 10 – 100 mio. kr. | Virksomhed med en nettoomsætning over 100 mio. kr. | |
| Mindre omfattende overtrædelser | 10.000 – 25.000 kr. | 25.000 – 100.000 kr. | 100.000 – 250.000 kr. |
| Mere omfattende overtrædelser | 25.000 – 100.000 kr. | 100.000 – 250.000 kr. | 250.000 – 1.000.000 kr. |
| Særligt omfattende overtrædelser (skærpet bøde) | 100.000 – 250.000 kr. | 250.000 – 1.000.000 kr. | 1.000.000 – 1.500.000 kr. |
Ved mindre omfattende overtrædelser forstås navnlig manglende registrering af visse transaktioner eller manglende opbevaring af mindre dele af virksomhedens regnskabsmateriale. Særligt omfattende overtrædelser vil navnlig være, hvis en virksomhed har undladt at bogføre og opbevare regnskabsmateriale i et sådant omfang, at det ikke er muligt at opstille virksomhedens årsregnskab. Omfatter også overtrædelser i form af, at en virksomhed helt har undladt at bogføre i et digitalt bogføringssystem, og der i øvrigt er væsentlige mangler i eventuel manuel bogføring.
Derudover skal der i forbindelse med indrapportering af årsrapporten også gives oplysninger om bogføringssystemet. Disse oplysninger offentliggøres ikke.
7 Overvejelser og hvad skal du gøre?
Ligesom i dag er der mulighed for at lade andre stå for bogføringen, eksempelvis revisor eller et bogføringsfirma. Men det er ikke muligt at fraskrive sig ansvaret. Dette påhviler fortsat ledelsen af virksomheden.
Der findes i dag mange systemer som kan håndtere denne digitale opgave med registrering og opbevaring. Det vigtigste er, at der tages hul på opgaven i god tid og der søges rådgivning herom, så der vælges en løsning, der passer til virksomhedens størrelse, behov og fremtidige ønsker.
TT Revisions Erhvervs-service kunder vil i løbet af efteråret blive kontaktet med henblik på at sikre at processerne omkring bilagshåndtering lever op til kommende lovgivning.
Vi opfordrer samtidig alle vore Revisionskunder til at sætte sig ind i de nye lovkrav, og vi står naturligvis klar til at hjælpe med at se på jeres processer og hvordan disse kan optimeres i lyset af den nye lovgivning.