Reglen om standardsystemer – bogføringsbeskrivelse
I forlængelse af at bogføringsloven af 1. juli 2022 blev vedtaget, så har et af kravene i den nye opdaterede lov medført et krav om beskrivelse af virksomhedens standardsystem og bogføringens udførsel.

Dette er en skærpelse af den tidligere lov om bogføringen, hvor reglerne mere var rettet mod de virksomheder med særtilpassede systemer.

Det nye krav betyder dermed, at alle relevante virksomheder skal udarbejde og opbevare beskrivelsen, hvilket kan gøres både elektronisk og på papir.

Hvem er omfattet af kravet?
Det er hovedparten af de danske virksomheder, der er omfattet af bogføringsloven, og dermed omfattet af kravet om beskrivelse af bogføringen. De omfattede virksomheder er følgende:

Dermed er virksomheder, I/S’er og Andelsboligforeninger med årlig omsætning under kr. 300.000 fritaget for at udarbejde en beskrivelse af system og bogføringens procedurer.

Lovpligtig beskrivelse
Det lovmæssige krav om beskrivelse af bogføringen og opbevaringen heraf, er beskrevet i bogføringslovens § 6, hvor selve beskrivelsen skal indeholde:

1. Beskrivelse af ansvarlige
I virksomhedens beskrivelse af bogføringsprocedure, skal det fremgå, hvem hos virksomheden, der er ansvarlig for tilrettelæggelsen af bogføringen. Det vil for nogle virksomheder være regnskabschefen, den økonomiansvarlige eller ejeren selv. Hvis virksomheden ingen ansatte har, vil det typisk være ejeren eller den administrerende direktør.

Det skal ikke fremgå af beskrivelsen, hvilke medarbejdere som faktisk forestår bogføringen, selvom der i nogle virksomheder og organisationer kan være sammenfald mellem den ansvarlige og udførende af bogføringen.

Foretager virksomheden udskiftning af det personale, som er ansvarlige for procedurerne, så skal procedurerne tilrettes, således de korrekte ansvarlige er benævnt i beskrivelsen.

Er bogholderiet lagt ud til en ekstern bogholder eller TT Revision, skal dette fremgå af beskrivelsen, samt hvem hos virksomheden der er ansvarlig for overlevering til den eksterne bogholder eller revisionsvirksomheden. Ydermere skal beskrivelsen indeholde, hvordan overleveringen sker og til hvem – CVR-nr. på den eksterne bogholder eller revisionsvirksomhed.

I beskrivelsen skal det fremgå, hvilke transaktioner, som den eksterne bogholder eller revisionsvirksomheden foretager registreringer af, samt hvilke øvrige opgaver den eksterne part varetager for virksomheden i henhold til bogføringslovens regler om opbevaring mv.

2. Beskrivelse af procedurer der sikrer, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres
Selve beskrivelsen skal indeholde oplysninger om, hvorledes virksomheden sikrer, at alle transaktioner bliver registreret nøjagtigt og snarest muligt efter transaktionens gennemførelse.

I beskrivelsen skal der angives hvilken kontoplan, virksomheden anvender, uanset om der anvendes en standardkontoplan eller en tilpasset kontoplan. Anvendes en standardkontoplan anføres dette i beskrivelsen, samt om det er Erhvervsstyrelsens eller bogføringssystemets standardkontoplan.

Anvender virksomheden derimod en tilpasset kontoplan, skal dette anføres og kontoplanen vedlægges som bilag til beskrivelsen.

Beskrivelsen skal ydermere indeholde en beskrivelse af virksomhedens transaktioner, herunder hyppigheden i de forskellige transaktioner. I beskrivelsen skal ligeledes være en beskrivelse af virksomhedens procedurer for registreringer af transaktionerne, samt en beskrivelse af procedurerne for de løbende afstemninger af bogføringen.

3. Beskrivelse af opbevaring og fremfinding af regnskabsmateriale
I beskrivelsen skal det fremgå, hvordan virksomheden opbevarer deres regnskabsmateriale, uanset om dette sker fysisk (papirbaserede bilag mv.) eller elektronisk.

Det er stadig et krav i bogføringsloven, at virksomheden skal opbevare deres regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år efter udgangen af det regnskabsår materialet vedrører.

Opbevares regnskabsmaterialet fysisk, så skal virksomheden angive den fysiske lokation (adresse). Vælger virksomheden at opbevare det elektronisk, så skal det fremgå, om regnskabsmaterialet er opbevaret på en lokal computer eller server. Det skal fremgå, om der tages sikkerhedskopi af det digitale regnskabsmateriale. Sker opbevaringen på et USB-stik, angives her navnet på personen, som står for opbevaringen. Sker opbevaringen i en cloud-løsning skal dette angives.

Det vil alene være virksomhedens bogføring (registrering af transaktioner) og bilag, der skal være elektronisk, mens det øvrige regnskabsmateriale gerne må opbevares fysisk jf. virksomhedens beskrivelse herfor.

Det betyder at nedenstående gerne må opbevares fysisk:

Erhvervsstyrelsens skabelon
Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en skabelon, der kan anvendes til beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedurer. Ved anvendelse af skabelonen fra Erhvervsstyrelsen, vil virksomheden i udgangspunkt opfylde kravene i bogføringsloven.

I beskrivelsen er det vigtigt, at denne afspejler størrelsen på virksomheden, herunder kompleksiteten og antallet af transaktioner og det økonomiske omfang af transaktionerne. Dermed vil en mindre virksomhed udarbejde en mindre beskrivelse, hvorimod en større virksomhed skal udarbejde en mere omfangsrig beskrivelse.

Det er TT Revisions forventning, at en virksomhed, der opfylder kravene for regnskabsklasse B, alene kan nøjes med anvendelse af denne skabelon, hvilket dog afhænger af ovenstående omkring kompleksitet, antal og økonomiske omfang.

Ikrafttræden
Det er Erhvervsstyrelsens opfattelse, at kravet om beskrivelse af bogføringsprocedure skal foreligge i det førstkommende regnskabsår, der starter efter den 30. september 2022 – datoen for Erhvervsstyrelsens offentliggørelse af skabelon.

Det betyder, at alle virksomheder med regnskabsafslutning 30. september 2022 skal udarbejde beskrivelsen senest 1. oktober 2022, eftersom den ved et kontrolbesøg fra Erhvervsstyrelsen skal kunne forlægges.

Virksomheder med regnskabsafslutning pr. 31. december 2022, skal senest den 1. januar 2023 have udarbejdet deres beskrivelse af bogføringsproceduren.

For virksomheder med øvrige regnskabsafslutninger anbefaler vi, at beskrivelsen ligeledes udarbejdes inden 1. januar 2023, således den kan blive forelagt ved et eventuelt kontrolbesøg.

Hvis virksomheden ikke kan fremlægge beskrivelsen ved et kontrolbesøg, kan virksomheden blive pålagt en bøde ved manglende beskrivelse, eller i værste fald blive anmodet om opløst, såfremt Erhvervsstyrelsens krav ikke bliver efterlevet.

Assistance
TT Revision assisterer naturligvis gerne med beskrivelserne – både for de virksomheder, der har en ekstern bogholder og dem der bogfører selv. MEN da vi nærmere os afslutningen af året, er det utrolig vigtigt, at vi får besked om, I ønsker vores hjælp snarest og gerne senest mandag d. 5. december 2022.